CRM in der Praxis - Erfahrungsbericht Clients-Guide

von Clients-Guide Press

Mit Clients-Guide gegen das Chaos in der Handelsvertretung

Nur selten bin ich von einem Produkt vollumfänglich überzeugt. Als Handelsvertreter liegt es wahrscheinlich in meiner Natur, Produkte eher mit einer gehörigen Portion Misstrauen zu betrachten. Schließlich kenne ich die Verkaufsargumente meiner Kollegen und Kolleginnen aus Vertrieb und Marketing nur allzu gut. Dennoch möchte ich heute von meinen eigenen Erfahrungen mit ein Produkt berichten, das mich überrascht und letztendlich schon nach etwas mehr als drei Monaten der Nutzung sogar komplett überzeugt hat.

Kurz zur Vorgeschichte:

Aus familiären Gründen bin ich vor genau sechs Monaten von Süddeutschland nach Westdeutschland gezogen. Leider machte dieser Umzug auch einen Arbeitswechsel notwendig, da mein bisheriger Arbeitgeber - ein Anbieter für Haushaltsgeräte - mich nur regional im Außendienst beschäftigen konnte. Nach intensiver Suche und mehreren Vorstellungsgesprächen wurde mir die Position des Handelsvertreters für Nahrungsergänzungsmittel und Sportlernahrung angeboten. Der bislang mit diesen Aufgaben betraute Außendienstler konnte seinen Verpflichtungen wegen einer schweren Erkrankung nicht mehr nachkommen.

Froh darüber, überhaupt so schnell ein Jobangebot erhalten zu haben, sagte ich dem Unternehmen zu.

Mein "Erbe"

Schon eine Woche später wurden mir die "Arbeitsunterlagen" des ausscheidenden Kollegen übergeben. Genau genommen war dies ein Ordner, der neben handschriftlichen Kundenadressen noch unzählige Notizen und Informationen zu einzelnen Kunden und Bestellungen enthielt. Ein Chaos also; völlig unsortiert, kaum lesbar und noch nicht einmal chronologisch in Reihenfolge. Dass es so etwas in der heutigen modernen Zeit mit CRM Programmen & Co. überhaupt noch gibt, war mir nicht bewusst.

Gott sei Dank hat mich das Unternehmen selbst detailliert und intensiv geschult, was die hauseigenen Produkte betrifft. Jetzt musste ich jedoch einen Weg finden, Ordnung in das Chaos meines Vorgängers zu bringen, um überhaupt annähernd den Umfang meiner Aufgaben einschätzen zu können. Von der Akquise neuer Kunden ganz zu schweigen!

Wie der Zufall es so will, habe ich meinen Frust bei einem alten Arbeitskollegen abgeladen, der mir Clients-Guide als Lösung empfohlen hat.


Meine Erfahrungen mit Clients-Guide

Bei Clients-Guide handelt es sich um eine CRM Software, die neben der Adressverwaltung und Kundenverwaltung viele praxisorientierte (von und für Außendienstmitarbeiter sowie Handelsvertreter gemacht!) Features beinhaltet.

Clients-Guide verarbeitet kundenbezogene Daten, Termine, Touren, Routen, Leads, Projekte, Teams, Historien und vieles mehr, wobei natürlich den Auswertungen und Aktivitäten übergeordnete Rollen zukommen. Die CRM Software wird kostenlos in einer Testversion für 30 Tage angeboten, was ich dann auch getan habe.

Etwas Aufwand - aber mehr als einfach in der Bedienung

Bewaffnet mit meinem Vorgänger-Ordner und der nagelneuen CRM Software von Clients-Guide habe ich mich an die Arbeit gemacht und die Informationen von jedem einzelnen Zettel meines Vorgängers in das System integriert. Geholfen hat mir dabei das "Erste Schritte mit Clients-Guide"; eine downloadbare Bedienungsanleitung des Herstellers.

Eigentlich habe ich zunächst nur alle vom Vorgänger gesammelten Informationen in die Kundendaten eingegeben. Neben Namen, Adressen und bevorzugten Produkten konnte ich hier auch Informationen zu Besuchen und Terminen sowie Leads und Projekten hinterlegen. Da es sich bei meinem künftigen Kundenstamm eher um Fitnesscenter, Reha-Anlagen und Sportvereine handelt, konnte ich zugleich Notizen über Öffnungszeiten, besondere Veranstaltungen oder Ansprechpartner integrieren. Nach einigen Stunden war ich dann soweit und konnte die Funktionen meiner neuen Errungenschaft erstmalig testen.

Wirklich alles auf einen Blick

Das Menü der CRM Software ist übersichtlich gegliedert und kann individuell angepasst werden. In meinem Fall bedarf es lediglich eines Klicks, um zu den von mir benötigten Kundendaten zu gelangen. Adressverwaltung und Kundenmanagement sind äußerst unkompliziert zu bedienen und noch einfacher zu finden.

So richtig überzeugt wurde ich von Clients-Guide jedoch erst im Verlauf der ersten Arbeitswochen.

Ein Beispiel:

Mein erster Termin war der Besuch eines Fitnessstudios in der Nachbarstadt, bei dem mir das CRM zunächst einmal beim Finden der optimalen Fahrroute geholfen hat. Dank der von mir in Clients-Guide hinterlegten Informationen wusste ich auch genau, welche Produkte das Studio bereits gekauft hatte und war mit vollem Kofferraum gut vorbereitet. Natürlich hatte ich auch ein brandneues Produkt meines Arbeitgebers dabei und überreichte dem Studiobesitzer eine entsprechende Warenprobe.

Nach dem Kundenbesuch habe ich den nächsten Termin mit wenigen Handgriffen mit Clients-Guide notiert, weitere für künftige Geschäfte relevante Informationen integriert und die Werbeaktion mit dem neuen Produkt als Lead gespeichert. Das integrierte Aktivitätenmanagement sorgt dann dafür, dass beispielsweise Termine und alle "To-Dos" automatisch in meiner Terminliste vermerkt werden. Mit dieser CRM Software muss nichts mehr manuell eingegeben werden, was beim Kundenbeziehungsmanagement deutlich Zeit und Nerven spart.


Clients-Guide im Praxistest

Dass eine Adress- und Kundenverwaltung sowie das Kontaktmanagement in einem CRM Programm funktionieren sollte, liegt auf der Hand. Doch Clients-Guide hat mich im Laufe der nächsten Wochen mit Funktionen überrascht, die meine Arbeit positiv beeinflussen und optimieren.

Noch ein Beispiel:

Ein vereinbarter Termin bei einem etwa 120 km von der Niederlassung entfernten Reha-Center fiel aus, weil die zuständige Mitarbeiterin erkrankt war. Informiert wurde ich darüber jedoch erst etwa eine halbe Stunde vor Terminbeginn, sodass ich naturgemäß bereits mit dem Auto unterwegs war.

Von der Autobahnraststätte aus habe ich dann mein Clients-Guide bemüht, das mir den nächst gelegenen Kunden anzeigen konnte. Nach einem kurzen Anruf beim Kunden, ob ein spontaner Besuch möglich wäre, hat mich das CRM souverän durch den Verkehr gelotst. Das Ergebnis war ein erfolgreicher Kundenbesuch inklusive Präsentation eines neuen Nahrungsergänzungsmittels sowie Übergabe einer längeren Bestellliste. Dank Clients-Guide habe ich also trotz Ausfall des Ursprungstermins keine Chance verpasst, meine Arbeitszeit sinnvoll genutzt und für meinen Arbeitgeber sogar erfolgreich ein Produkt offeriert.

Überzeugt, lizensiert und in Dauernutzung

Ich habe keine 30 Tage benötigt, um mich von den Vorteilen von Clients-Guide überzeugen zu lassen. Man merkt dem CRM Programm an, dass es sehr durchdacht konzipiert worden ist, wobei der Schwerpunkt definitiv auf Aufgaben von Handelsvertretern, Vertrieblern und Außendienstmitarbeitern liegt.

Mit Clients-Guide wird es Handelsvertretern wie mir ermöglicht, meine Arbeitszeit und Termine zu planen, zu organisieren und auf die Bedürfnisse meiner Kunden einzugehen. Letztendlich spare ich mir durch dieses CRM wertvolle Zeit, Benzin und die Suche im Papierchaos!

Bericht von Roy Schrödl, Handelsvertretung von Sportnahrung

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