Server nutzen (optional)

Wenn Clients-Guide Client-Edition mit dem Server verbunden ist, leuchtet das linke der beiden Ampelsymbole rechts oben im Programmfenster blau.

• Ein blaues Symbol bedeutet also: verbunden („online“).
• Ein graues Symbol hingegen bedeutet: nicht verbunden („offline)“.

[An dieser Stelle werden wir in Kürze für Sie eine Abbildung ergänzen.]

Tipp: Wenn Sie auf das Ampelsymbol klicken, können Sie den Zustand online / offline umschalten. Normalerweise ist dies nicht erforderlich, da Clients-Guide beim Programmstart automatisch merkt, ob der Server erreichbar ist oder nicht. Die Funktion kann jedoch nützlich sein, wenn der Server erst erreichbar wird, während Sie bereits im Client arbeiten. Dann können Sie sich auf diese Weise sofort mit dem Server verbinden. Andersherum können Sie Verbindung manuell trennen, wenn Sie wissen, dass der Server z. B. heruntergefahren wird oder wenn Sie auf einen Kundenbesuch gehen.

Es gibt sowohl eine Clients-Guide-Datenbank auf dem Server als auch eine lokale Kopie dieser Datenbank auf jedem Gerät. Die Tatsache, dass es auf jedem Gerät eine lokale Kopie der Datenbank gibt, hat den Vorteil, dass Sie auch dann mit Clients-Guide weiterarbeiten können, wenn Sie einmal nicht mit dem Server verbunden sind – z. B. während eines Kundenbesuchs. Dies ist der sogenannte Offline-Betrieb.

Zum Verständnis wichtig, ist: Sie arbeiten grundsätzlich entweder mit der Serverdatenbank („Online-Betrieb“) oder mit der lokalen Datenbank („Offline-Betrieb“) – jedoch niemals mit beiden Datenbanken gleichzeitig! Eine Synchronisierung zwischen beiden Datenbanken findet nur zu ganz bestimmten Zeitpunkten statt.

[An dieser Stelle werden wir in Kürze für Sie eine Abbildung ergänzen.]

Wenn Sie gelegentlich offline arbeiten, oder wenn Sie im Team mit anderen Benutzern arbeiten, wird Sie Clients-Guide immer wieder zur Datensynchronisation auffordern.

Beispiel:

Sie haben offline gearbeitet und gehen jetzt wieder online, d. h. Sie verbinden sich wieder mit dem Server. Clients-Guide fragt Sie beim Verbinden, ob geprüft werden soll, ob es in Ihrer lokalen Datenbank Änderungen gibt, die noch nicht in der Serverdatenbank gespeichert sind. Falls ja, können Sie diese Daten jetzt zum Server übertragen (Fall A). Sie können sich aber auch gegen eine Übertragung entscheiden – z. B. wenn Sie die Daten wieder verwerfen möchten (Fall B). Unabhängig davon, ob Sie die Daten übertragen haben oder nicht, verbindet Sie Clients-Guide jetzt mit der Serverdatenbank und beendet die Verbindung zu Ihrer lokalen Datenbank. Falls Sie im Team arbeiten und Kollegen in der Zwischenzeit Änderungen an den Daten vorgenommen haben, sehen Sie jetzt alle diese Änderungen. Falls Sie Ihre eigenen lokalen Änderungen zuvor zum Server übertragen hatten (Fall A), sehen Sie auch diese Änderungen. Falls Sie Ihre Änderungen nicht übertragen hatten (Fall B), sehen Sie diese Daten jetzt nicht mehr, denn Clients-Guide greift ja nur noch auf die Serverdatenbank zu und nicht mehr auf Ihre lokale Datenbank.

Nun ändern Sie Daten, z. B. legen Sie einen neuen Kunden an. Da Sie online sind, speichert Clients-Guide diese Änderungen in der Serverdatenbank. Kollegen, die ebenfalls gerade online arbeiten, sehen den neuen Kunden jetzt auch. Ihre lokale Datenbank auf Ihrem Computer aber bekommt von dieser Änderung noch nichts mit und bleibt unverändert.

Jetzt trennen Sie die Verbindung – entweder, indem Sie Clients-Guide beenden, oder indem Sie auf das blaue Ampelsymbol klicken. Im Normalfall ersetzt jetzt Clients-Guide Ihre alte lokale Datenbank durch eine Kopie der aktuellen Serverdatenbank. Sie könnten jetzt also z. B. zu einem Kunden fahren und dort nahtlos mit den neuen Daten weiterarbeiten. Ein Sonderfall ist nur der zuvor beschriebene Fall B, in dem Sie Ihre lokalen Änderungen vor dem Onlinegehen nicht auf den Server übertragen hatten. Diese noch nicht auf dem Server gespeicherten Änderungen würden beim Kopieren der neuen Serverdaten auf Ihren Computer verloren gehen. Bei Trennen der Verbindung fragt Sie Clients-Guide daher in diesem Fall, ob Sie entweder Ihre alten, noch nicht übertragenen Daten tatsächlich überschreiben wollen, oder ob Ihre alte lokale Datenbank zunächst unverändert bleiben soll.

Jetzt starten Sie Clients-Guide auf einem anderen Gerät, das Sie einige Zeit nicht genutzt haben. Da Sie sicher sind, dass sich auf diesem Gerät keine offline und nicht synchronisierten Daten mehr befinden, können Sie beim Programmstart die Synchronisation bei der entsprechenden Frage gleich überspringen. Ihr Gerät greift auf die aktuelle Serverdatenbank zu, und Sie können sofort mit den aktuellen Daten arbeiten. Beim Beenden des Programms wird die lokale Datenbank wieder durch eine aktuelle Kopie der Serverdatenbank ersetzt.

Nicht alle Daten und Einstellungen werden auf dem Server gespeichert, sondern nur solche, die nicht ausschließlich Ihre individuellen Einstellungen betreffen.

Synchronisiert, und damit auf dem Server gespeichert, werden:

• alle Kundendaten
• Filter
• Termine, Aktivitäten, To-dos
• Leads und Projekte
• Routen und Touren
• Artikelliste und Salesliste
• Kampagnen und Robinsonlisten
• Auswertungen
• Der komplette Verlauf mit allen Historien
• Personalisierungen für Firma, Auswahlfeldertexte und Textbausteine sowie Ihre Benutzerdaten

Nicht synchronisiert und damit nicht auf dem Server gespeichert werden:

• Individuelle Personalisierungen, wie allgemeine Vorgabewerte, Farben, Funktionstastenbelegungen und Einstellungen für WelcomeDesk und Terminkalender
• Einträge im Tagebuch

Wenn Sie der einzige Benutzer sind, der den Server nutzt, merken Sie davon wenig – außer dass Ihre Daten auf allen Ihren Geräten stets aktuell und abgeglichen sind. Wenn Sie offline gearbeitet haben und das nächste Mal der Server wieder erreichbar ist, erscheint eine Meldung, dass Sie jetzt die Daten wieder synchronisieren können.

Wenn Sie Clients-Guide-Server im Team nutzen und mehrere Benutzer auf dem Server angemeldet sind, können Sie ergänzend zum Datenabgleich noch diverse zusätzliche Funktionen nutzen:

• Als Administrator können Sie Filter erstellen, mit denen Sie ausschließen können, dass einzelne Benutzer bestimmte Kunden sehen und bearbeiten können (Admin-Kundenfilter, Admin-Kundenbibliotheken).
• Sie sehen die Termine und Aktivitäten der anderen Benutzer.
• Zu können anderen Benutzern To-dos zuweisen.
• Sie können im Workflow und im NewsFlash die Aktionen anderer Benutzer nachvollziehen.
• Sie können mit anderen Benutzern über den in Clients-Guide integrierten Messenger kommunizieren.